АО «Казтелепорт», дочерняя организация Народного Банка Казахстана, является крупным телекоммуникационным и облачным провайдером Казахстана. Компания предоставляет комплексные решения для средних и крупных организаций на уровне IT инфраструктуры, от аренды стоек и вычислительных ресурсов до защиты от кибератак.

Мы провели интервью с руководителем проектов управления развития сервисных и бизнес-процессов, Русланом Кимом, и исполнительным директором по информационным технологиям, Динмуханбедом Ахметовым, чтобы коллеги могли поделиться с вами своим опытом и лучшими практиками в развитии сервиса, который облегчает жизнь всему операционному офису организации.

Программные Технологии (далее Samarasoft): Добрый день. Хотелось бы начать интервью с предпосылок, расскажите, с какими проблемами при росте бизнеса вы столкнулись, что вам потребовалось внедрение отдельной системы электронного документооборота?

Динмуханбед Ахметов:

Бумаги терялись, иногда были неправильно оформлены. Нужно было вручную подписывать документы, передавать их через секретарей, перепечатывать листы согласования для заместителей на случай отпусков и командировок. Думаю, с этим сталкивается любая компания.

Как только объем ручной обработки становится затратнее, чем разовая автоматизация, нужно искать соответствующее решение. Мы выбрали Docs Creatio, потому что это продукт на единой платформе с решениями, которые автоматизируют другие бизнес-процессы компании.

Сначала мы пытались автоматизировать документооборот на платформе Creatio сами, потратили много ресурсов, сделали раздел для технических заявок, но, когда нужно было его адаптировать, поняли, что оптимальнее было бы применять готовое гибкое решение. Таким продуктом для нас стал Docs Creatio, с которым промышленный запуск первых маршрутов согласования был уже через 3 дня. Это вполне реально, когда есть готовый инструмент и онлайн-поддержка разработчика решения и интегратора в одном лице.

Samarasoft: Какие основные задачи компании на данный момент закрывает решение? Кто работает с СЭД? Какой объем документов с различными типами проходит через систему?

Руслан Ким:

Топ по количеству – это, конечно, служебные записки, у нас очень много внутренних вопросов от оформления командировок до заказа канцтоваров, которые решаются через этот тип документов. Также популярны сервисы согласования договоров, технические заявки, регистрация и согласование входящей и исходящей корреспонденции. Исключение, пожалуй, составляет только бухгалтерия с их отчетами, актами.

Динмуханбед Ахметов:

Да, по сути, в СЭД работают все, кроме банкоматчиков в региональных филиалах, которых мы наняли с расширением компании. Весь внутренний документооборот автоматизирован на Docs Creatio, а это более 15 000 документов за 2 года.

Samarasoft: Пользуетесь ли вы аналитикой и метриками для отслеживания эффективности работы сотрудников и отделов?

Руслан Ким:

Да, мы сделали напоминания сотрудникам, какие документы нужно посмотреть, согласовать. Теперь у нас ничего не теряется. Для уведомления пользуемся email, этого достаточно.

Нашим сотрудникам очень удобно видеть с утра отчет со списком документов на день. Еще есть отчет по контролю исполнительской дисциплины (планерки, задачи, резолюции), в планах оценка состояний согласования, разбор узких мест процессов, больший контроль сроков.

Сейчас мы видим, что типовые договора согласовываются за 2-3 дня, нетиповые – до 10 дней.

Samarasoft: Какую основную пользу, которую принесло вам решение, вы можете выделить по итогу нескольких лет использования?

Руслан Ким:

Появилась прозрачность. Самое главное, что мы получили – это повышение управляемости, экономия времени и бумаги. Заявки не теряются, а раньше такое бывало не раз.

Динмуханбед Ахметов:

В условиях карантина также смогли быстро переориентироваться, например, с коллегами из отдела закупок. До недавнего времени действовали локальные нормативные акты, которые делали необходимым физическое подписание их документов. В марте, когда уходили на карантин, согласование многих типов документов в СЭД мы приравняли к электронному подписанию, это была срочная необходимость.

Samarasoft: Что бы вам хотелось увидеть в следующем релизе системы?

Руслан Ким:

Для нетиповых маршрутов хотим простой инструмент – единый поток по согласованию, ознакомлению и резолюциям. Еще хотим оптимизировать расположение кнопок: из документа сразу открыть, распечатать лист согласования. Пока не используем инструмент архивирования, ждем следующего релиза со сжатием в архив файлов или переносом в другую базу или на диск, тогда это будет актуально.

Динмуханбед Ахметов:

Мобильные пользователи, в первую очередь руководители, хотят начать использовать мобильную версию. Многие пользователи часто бывают в командировка, если бы из email можно было открыть документ сразу в мобильном приложении, а не в web-версии, с удобным просмотром и согласованием файла, то мы бы точно этим пользовались.

Изменение структуры согласования. Оптимизация добавления шаблонов согласования с многоуровневой структурой компании. Также думаем над юридически значимым обменом документами с контрагентами в Казахстане.

Samarasoft: Как вы оцениваете опыт общения с Программными Технологиями по поддержке продукта и кому бы порекомендовали Docs Creatio?

Динмуханбед Ахметов:

Нравится ваш сервис технической поддержки, нам понятен процесс, все по нормам ITIL. Это касается и заведения заявки, и прозрачности работы по ней, и статуса.

СЭД – это не что-то сверхъестественное, а скорее уже must have для всех, тем более для IT-компании. Ценность Docs в том, что мы не тратим время на интеграции с базовой платформой построения процессов, реализуется все на едином контуре, причем делаем это самостоятельно и можем менять в любое время, быстро реагируя на новые задачи бизнес-пользователей.