Почти год назад компания «ТТ Мобайл» (торговая марка «Мегафон Таджикистан») полностью отказалась от бумажного документооборота, связанного с согласованием договоров и оплатой счетов. Для этого был выбран продукт Docs on bpm’online. В результате автоматизации документооборота скорость согласования по процессам увеличилась в среднем в два раза.

ЗАО «ТТ Мобайл» – совместное российско-таджикское предприятие, созданное в 2001 году благодаря активному содействию Правительства и Министерства связи Республики Таджикистан. Со временем «ТТ Мобайл» стал не просто одним из лидеров телекома, а компанией, во многом определяющей направления развития отрасли. Сейчас связь от «МегаФона» доступна 98% жителей страны, 75% имеют возможность пользоваться 3G-интернетом. Оператор обладает крупнейшей в стране сетью собственных салонов.

Внедрением решения Docs on bpm’online и его развитием было поручено заняться проектной команде «Программных Технологий» как разработчику продукта.

Бумажное согласование – это постоянное перемещение документов из кабинета в кабинет, что занимает очень много времени и зачастую оказывается не слишком результативным. Теперь все договоры в компании согласовываются только через систему. На мой взгляд, она очень проста, в ней нет ничего сложного. – говорит Кристина Добрынина, координатор проекта на стороне ЗАО «ТТ Мобайл.

В проекте был реализован полноценный документооборот и комплекс функций по бюджетированию, среди которых:

  • Автоматизация процессов согласования и подписания договоров
  • Создание дерева бюджетов на каждый бюджетный период с возможностью детализации
  • Настройка возможности проставления электронной печати
  • Настройка листа визирования и генерация отчетов
  • Миграция данных и процессов из системы FinOnline
  • Реализация сложных маршрутов согласования
Каждый инициатор договора заинтересован в скорейшем его согласовании для быстрого запуска в работу. Но удобная и надежная система поможет решить и другие рабочие вопросы: договоры хранятся в одном месте и не могут бесследно исчезнуть, а чтобы просмотреть договор или историю его изменения, потребуется всего несколько щелчков мыши. – комментирует Галина Иванова, консультант по внедрению ООО «Программные Технологии».

Спустя год после начала внедрения, несмотря на большой штат сотрудников компании, регулярные обновления системы и добавление функций, проблем с работой ни у кого не возникает – все хорошо ориентируются в системе. За это время завершено более 2 тыс. согласований, из них 99,1% – в рамках одного цикла, согласовано более 2,5 тыс. договоров.

Именно внедрение новой системы позволило увеличить скорость согласования договоров. Например, возьмем стандартный договор, с которым обычно не возникает никаких проблем. Ранее его согласование занимало от 7 до 15 дней из-за необоснованных задержек со стороны подписантов. Сейчас в среднем такой договор подписывается от 4 до 6 дней, не более. Если же речь идет о дополнительном соглашении или изменении реквизитов, то время согласования такого небольшого документа составляет не более 3 дней.

В ЗАО «ТТ Мобайл» настроены разные маршруты согласования. Соответственно, чем больше и серьезнее договор, тем сложнее его маршрут. Однако само наличие сроков и оповещений руководителя при их нарушении дисциплинирует пользователей. Внедрение последней возможности сильнее всего отразилось на пунктуальности сотрудников.

За рассматриваемый период было создано 33,5 тыс. заданий на согласование, а на отработку замечаний – почти 2,5 тыс. Было показано около 58 тыс. уведомлений в панели системы и почти 38 тыс. – отправлено на почту.

Система, в которой мы работаем, стала для всех нас спасательным кругом. Это большой помощник в согласовании и подписании договоров. Она хорошо и довольно быстро прижилась в компании. Результаты, которых мы добились, устраивают абсолютно всех. Что касается меня как для сотрудника отдела договоров, то это также спасение, потому что, во-первых, теперь соблюдаются все сроки, во-вторых, все документы хранятся в электронном виде и не теряются. – добавляет Кристина Добрынина.

В процессе адаптации к работе в новой системе очень важное значение имеет обучение пользователей. По просьбе клиента несколько сотрудников были обучены расширенному функционалу (настройка прав, аналитики) – впоследствии они сами начали передавать свои знания коллегам. Также было проведено очное обучение в офисе интегратора.