Представляем вашему вниманию обзор изменений в новой версии продукта Docs on bpm’online 2.4. В этом выпуске мы сосредоточили внимание на работе с файлами, что позволит сделать Docs еще более эффективной в управлении корпоративным контентом. Также мы сделали процесс согласования более универсальным – теперь можно согласовывать как файлы, так и карточки документов. Поскольку очень важно вовремя уведомлять пользователя о изменениях в системе мы улучшили приложение Informer for Windows и оптимизировали расчёт сроков выполнения активности относительно календаря пользователя. Для своевременного контроля процесса ознакомления с документом разместили его статистику на странице документа.

Преднастроенная аналитика (+ обзорная статья и видео о работе)

Команда наших разработчиков добавила преднастроенную аналитику по документообороту в обновления Docs on bpm’online 2.4 для того, чтобы упростить пользователям работу с продуктом. Благодаря референтной аналитике, отслеживающей все аспекты работы с документами, система поможет вам оптимизировать жизненный цикл документов.

Удобная работа с Informer for Windows

Мы упростили работу с Informer, который теперь удобно расположен в системном трее Windows. После запуска приложение работает в фоновом режиме независимо от того, запущена ли у вас система в браузере или нет. В главном окне Informer отображается реестр активностей, по которым текущий пользователь является ответственным. Основная функция приложения - напоминать сотруднику об актуальных задачах, поэтому если задача просрочена, то напоминания о ней будут показываться вплоть до ее выполнения.

Назначение активностей с учетом календаря сотрудника

Календарь автоматически учитывает даты и время работы сотрудников для того, чтобы активности назначались только на тех сотрудников, которые присутствуют на рабочем месте. Если при создании активности предполагаемый ответственный не работает, то система выдаст уведомление об этом. Вы сможете либо назначить ответственного, который может выполнить задачу в установленный срок, либо изменить время выполнения задачи, чтобы ее выполнил первоначальный ответственный.

Блокирование файлов на время редактирования

В системе реализована возможность одновременно редактировать файл вложения в документе только одним пользователем. Для остальных пользователей файл будет заблокирован, не будет возможности его отредактировать, переименовать, удалить, сделать основным. Пользовали могут одновременно просматривать один документ, но изменять его только по очереди.

Чтобы не допускать продолжительной блокировки файла, в системе реализована возможность ограничить время блокировки - для этого в системной настройке нужно указать необходимое значение и определить уровни доступ на чтение и изменение данной настройки.

Редактирование файла из Docs on bpm’online 2.4 в Word

Удобное обновление для тех, кто не хочет открывать свои документы через облачный сервис OneDrive. Теперь можно редактировать документы offline через Word. Редактирование доступно для файлов с расширением docx.

После завершения процесса редактирования необходимо сохранить правки в Word, новая версия файла будет добавлена в систему автоматически и становится основной. Для корректного редактирования данным способом необходимо убедиться, что у пользователя установлено и запущено приложение Informer.

Улучшенный процесс согласования

В обновленной системе вы можете согласовывать как саму запись раздела Документы (карточку документа), так и файл-вложение в записи раздела Документы. Это упрощает работу с процессами, в которых нет необходимости в документах, но есть задачи для согласования.

Можно назначить активность по согласованию на группу ответственных (например, юридический отдел, если инициатору не важно, кто именно из юристов будет участвовать в согласовании). В этом случае уведомления о новой активности по согласованию будут присланы всем участникам данной группы. Если задачу завершает один из пользователей, активности для коллег из отдела автоматически отменяются. По завершении всех активностей по согласованию ответственному за документ придет уведомление.

Обновленная статистика ознакомлений

Отдавая задачу на ознакомление сотрудникам, пользователь с полной лицензией Docs теперь видит не только обновленные статусы активностей, но и всю статистику ознакомлений. Также ответственному по документу в коммуникационную панель придет уведомление о завершении процесса ознакомления.

Автозаполнение полей карточки подчиненного документа

Мы автоматизировали процесс заполнения полей “Контакт” и “Контрагент” в карточке подчиненного документа. Теперь она заполняется теми же значениями, что и в родительском документе. Такое заполнение карточки подчиненного документа необходимо для того, чтобы исключить возможность ошибочного отправления документа не тем получателям.

Обособленное завершение подчиненных задач

Раньше, если при создании активности был установлен признак «Завершать при завершении подчиненных», то при завершении всех подчиненных активностей, родительская активность завершалась автоматически. Теперь после завершения подчиненных задач родительская задача не закрывается автоматически. В ней можно продолжить создавать новые подзадачи, а завершить ее можно только вручную с фиксацией статуса в истории.

Фиксация смены ответственного по задаче

В случае смены ответственного документа эта информация в виде системного сообщения фиксируется в Ленте документа. Эта функция помогает избежать передачи ответственности по документу без соответствующих уведомлений в программе.

Желаем вам приятной работы!