ПАО«Казанькомпрессормаш» (ПАО«Казанский завод компрессорного машиностроения» г. Казань, Россия) является ведущим в России и странах СНГ производителем компрессорного оборудования и полнокомплектных решений на базе компрессоров для различных отраслей промышленности.

Проблемы и выбор

Активный внутренний документооборот привел к пониманию, что нужно формализовать внутренние процессы на базе готового промышленного решения. До внедрения СЭД специалисты вели подготовку документа на локальном компьютере, затем пересылали вложение по email, ждали ответа, либо периодически напоминали коллегам из задействованных в согласовании служб о сроках. Согласования затягивались и были трудно отслеживаемыми по прогрессу и статусу.

Руководством компании были сформулированы основные цели внедрения:

  1. Сокращение срока согласования предложений
  2. Прозрачность работы с ними
  3. Ускорение процессов поиска информации

Также важно было соблюдать требования безопасности по размещению элементов системы в закрытой сети компании.

Мы сделали вывод, что нам нужен гибкий и простой продукт, без проблем адаптирующийся под наши изменения в маршрутах согласования. Программа Docs Creatio, которую мы выбрали, полностью отвечает данным требованиям

Вагизов Тимур Наильевич, заместитель директора по маркетингу ПАО «Казанькомпрессормаш»

Решение

Компания достаточно быстро расширила функционал CRM-системы блоком документооборота, автоматизировав работу по технико-коммерческим предложениям, встроив СЭД в существующий процесс подготовки ТКП для несерийного оборудования.

Благодаря обучению, которое проводили сотрудники завода для своих коллег, новый интерфейс работы с документами быстро был освоен пользователями и за 2 года стал  уже всем хорошо знаком и понятен, а согласование документов  в системе, с помощью email-сообщений позволило пользователям, которым удобнее работать в Outlook, не менять свои привычки, оставаясь в едином информационном поле с коллегами, которые работают в Creatio.

Итоги

Сейчас в системе ведется работа не только с технико-коммерческими предложениями, но и с задачами по ним. В систему ежедневно входят более 25 сотрудников из различных подразделений в Казани и Москве, поэтому система включает матрицу прав с заместителями и делегированием. Возможности аналитики дают объективную информацию по загрузке сотрудников, а руководители имеют реальный инструмент управления нагрузкой подчиненных.

86% документов сейчас согласовываются в 1 цикл

Готовый инструмент позволил не только автоматизировать маршруты согласования, но и найти узкие горлышки в них, чтобы ускорить весь цикл. Поэтому можно сказать, что Docs Creatio не только адаптируется под бизнес, но и подсказывает, как его нужно адаптировать.