История развития программного обеспечения – не просто перечисление фич, трансформация представлений об удобном и полезном интерфейсе, но и отражение культуры менеджмента, технических трендов и реалий предыдущих лет.

Так, по эволюции терминов CЭД – ECM – CSP мы можем проследить развитие представлений о хранении и использовании информации.

СЭД (система электронного документооборота) – изолированная система учета документов

Для компании достаточно хранить просто список зарегистрированных документов, вся работа с ними производится вне информационных систем, компьютер используется только для набора текста в специальном редакторе и хранения в простейшем интерфейсе регистрационных карточке СЭД. От учета только входящих и исходящих документов переходят к параллельному учету договоров/заявок, то есть собственно документообороту. Но основные пользователи системы – это по-прежнему сотрудники канцелярии, службы документационного обеспечения управления. Так как наиболее распространенной была директивная схема управления, руководитель поручал, а исполнитель исполнял, контроль происходил лично, без привлечения ПО.

По мере цифровой трансформации предприятий, внедрении KPI и практики ориентации на результат и эффективность появляется понимание, что из-за непрозрачности процессов взаимодействия компания теряет прибыль, различные издержки превышают допустимые значения. Кроме того, объём управленческой документации возрастает в разы. Старые СЭД уже не справлялись с такими нагрузками. Сначала специалисты, а затем и руководители приходят мнению о необходимости перемен.

ECM(enterprise content management– система управления корпоративной информацией) – все есть контент.

Концепция безбумажного документооборота, совместного создания и управления корпоративной информацией требуют новой среды. Все сотрудники компании с регламентированными правами доступа участвуют в автоматизированных процессах ECM. Концепция хранения полной и всесторонней информацией, производимой и потребляемой компанией ежедневно, приводит к новому отношению к рабочему процессу. Побеждает “born digital” (рожденный цифровым) документ. Система учета дает возможность хранить в удобном представлении все этапы его жизненного цикла, все связанными с ним задачи, общение, ремарки, комментарии.

Но популярность обычных сервисов, новые возможности защиты данных, распространение концепции «бирюзовых» открытых организаций требуют нового подхода к управлению информацией.

CSP (content service platform– система обслуживания информации) – новая открытость.

Новейший технологический тренд – открытые сервисы, которые пришли на смену автономным системам и хранилищам. CSP расширяет список возможностей ECM.

СSP разработаны для активного использования отдельными пользователями, группами пользователей, партнерами и подрядчиками компании.

Определяющими характеристиками СSP является ее акцент на отдельных сервисах и микросервисах, возможность установки как целый продукта, так и его частей – отдельных приложений с общим API и хранилищем данных.

Особенности CSP:

  • Сохранение информации единожды, с возможностью последующей ссылки на нее. Разные сервисы не хранят один и тот же контент, но существует так называемый «единственный источник правды», «single source of truth».
  • Автоматическое хранение версий
  • Люди и процессы могут использовать, совместно редактировать, распространять документы, изображения

Docs on bpm’online – решение, которое уже удовлетворяет требованиям, предъявляемым к CSP. В нем реализована возможность привлекать к согласованию документов представителей контрагента (внешнего пользователя), есть возможность хранить все версии документа, сравнивать их, вести активности и по документам - на согласование, подпись, ознакомление, вынесение и исполнение резолюций, обращаться непосредственно к документу, нашему  «единственному источнику правды».