Документы создаются на компьютере, а потом мы переносим их обратно на бумагу. Зачем, если можно хранить и обмениваться ими в электронном виде? Проблема в том, что не все знают, как это делается, и чем это на самом деле выгодно.

В этой статье мы займемся именно тем, что объясним всё про электронный документооборот - коротко и без беллетристики. Что такое электронные документы, кому нужно ими обмениваться и как начать это делать прямо сейчас?

Три простых определения

• Электронный документ - это обыкновенный файл, созданный в текстовом редакторе или отсканированный в PDF - к примеру, договор.
• Электронный документооборот (ЭДО) - это способ организовать процесс отправки документов между компаниями, задать принципы и правила их создания, хранения и учета.
• Система электронного документооборота (СЭД) - это та самая программа, при помощи которой отправляются документы. И не только: с ее помощью они еще и согласуются, утверждаются и сохраняются в электронном архиве.

Кому нужен электронный документооборот?

Электронный документооборот предельно удобен и крупному, и среднему, и малому бизнесу - при условии, что объем корреспонденции в организации очень велик.

Если вы заключаете несколько сделок в год, то отправить бумажные документы не составит труда. Но если у вас по нескольку сотен контрактов в месяц, обмен электронными документами действительно будет выгоден.

• Крупной компании он поможет сэкономить деньги на рисках, связанных с ошибками в документах и их потерей, избавит от начисления пеней, судебных издержек, штрафов из налоговой и прочих неприятностей. Ведь на это могут уходить сотни рублей в год.
• Среднему и малому бизнесу - сократить время заключения сделок, чтобы деньги по договору поступали прямо в день его отправки. Так можно обеспечить себе стабильный доход, который не будет зависит от скорости доставки документов.

Для всех, кто заключает много сделок и знает, что такое проблема с отправкой документов через службы доставки и почту, возвратные письма, ЭДО - достаточно полезная вещь.  

Пример

Компания работает с оборотом и отслеживает сроки получения документов, так как контрагенты платят только по оригиналам актов выполненных работ. Ежемесячно на отправку оригиналов уходит около 10 тысяч рублей. Есть цель: сэкономить эти деньги, чтобы потратить их на что-то более полезное. Для этого и нужен электронный документооборот.

Как он должен быть организован, и что нужно сделать?

1. Заключить договор с оператором электронного документооборота.
2. Поставить на компьютере в бухгалтерии модуль интеграции.
3. Получить электронную подпись (ЭЦП) на руководителя.
4. Внести изменения в шаблон договора с контрагентами, чтобы документы, подписанные в электронном виде, приравнивались к оригиналам.
5. Отправлять и получать документы в электронном виде.

Расходы с 10 тысяч рублей в месяц, уходивших на бумагу, печать и курьерские услуги, резко снижаются до 3 тысяч рублей в год, которые платятся государственному оператору ЭЦП за продление электронной подписи.

Экономия почти тройная!

Но ведь есть еще и внутренний документооборот - разнообразные приказы, заявки, отчеты, служебные записки… В процессе работы все это надо согласовывать и подписывать, а еще по закону всю эту гору бумаги нужно хранить. Сколько места освободится в офисе, если убрать все эти шкафы с папками?

Как начать пользоваться электронным документооборотом прямо сейчас

Версия “Light”

Некоторые компании полагают, что электронный документооборот - это поставить галочку в 1С, что акт получен бухгалтером в электронном виде (например, в отсканированной форме), и сформировать платежку. Это в корне неверно. Ведь такой подход фактически ничего не меняет:

• Документы продолжают отправляться в бумажном виде.
• Никуда не исчезает необходимость их физически хранить - скан акта нужно распечатать и подшить в нужную папку.
• Тратятся человеко-часы на печать, отправку, получение, подпись, архивирование документов.

Таким образом, документооборот на 99% остается бумажным - и экономии денег, времени и места, соответственно, никакой.

Версия “Medium”

Второй подход уже включает некоторую долю автоматизации: для взаимодействия с контрагентами можно использовать провайдера ЭДО.

Что это такое? Это облачный сервис в Интернете, который напоминает продвинутую электронную почту. Только вместо писем - электронные документы, подписанные электронно-цифровой подписью(ЭЦП).

Таких сервисов много. Достаточно зарегистрировать в системе свою компанию, купить подписку и можно вести цифровой документооборот между предприятиями.

Этот подход более похож на то, что понимается под электронным документооборотом. Но у него есть свои проблемные места:

• Нужно приучать своих контрагентов к обмену электронными документами, а также побуждать их регистрироваться в системе, что не всем придется по душе.
• За пользование системой и хранение ваших документов в ней взимается абонентская плата. Кроме того, исходящие документы обычно платные: за отправку одного документа надо отдать где-то 6-8 рублей.
• Никак не решается проблема с внутренним документооборотом: приказы по-прежнему пылятся в папках, заявки и изменения бюджета согласуются по несколько дней.

Таким образом, документооборот лишь на 50% становится электронным - провайдер ЭДО решает проблему только с внешней корреспонденцией. Причём исключительно в том случае, если все ваши заказчики согласятся пользоваться системой.

Версия “Full”

Полноценное решение - внедрение системы электронного документооборота. Своя СЭД - это возможность хранить абсолютно все документы компании в электронном формате.

Кроме того, большинство систем электронного документооборота позволяют автоматизировать управление процессами - то есть, вести все внутренние процессы работы с документами на компьютере, а иногда и без участия человека.

Это наиболее удобный вариант. Как это работает? Единожды купив лицензию, поставив и настроив программу, вы сможете решить целую массу проблем:

• Вести внешнюю корреспонденцию в том виде, в котором она удобна контрагенту - электронном или бумажном.
• Автоматизировать движение документов внутри фирмы: согласование, утверждение, подпись, отправку, архивирование.
• Автоматизировать смежные процессы: например, одним нажатием кнопки формировать заявки на отпуск или командировку, отправлять их руководителю на согласование, а потом бухгалтеру - на оплату. Или генерировать справки 2-НДФЛ без привлечения отдела кадров и бухгалтерии.
• Вести подробную отчетность по данным из документов для принятия решений руководителем.

Таким образом, документооборот становится на 99% электронным - и это позволяет экономить и деньги, и время.

Плюсы, минусы и подводные камни

Разумеется, у внедрения СЭД есть свои преимущества и недостатки. Несправедливо о них умолчать - ведь мы обещали рассказать всё об электронном документообороте. Среди минусов СЭД можно выделить следующие:

• Первичные затраты на внедрение. Нужно заключить договор с компанией-разработчиком СЭД, купить лицензию на систему в необходимой комплектации и для необходимого количества сотрудников. Возможно, придется купить оборудование, на котором она будет работать, а также оплатить услуги по установке и настройке - если вы не справитесь с этим самостоятельно. Желательно также купить электронно-цифровую подпись и ежегодно ее продлевать.
• Обучение персонала. Тех сотрудников, которые будут взаимодействовать с СЭД - бухгалтера, менеджеров, высшее руководство - надо обучить работе с программой. Придется потратить либо деньги, чтобы это сделали сотрудники компании-интегратора, либо время, чтобы научиться самим.
• Изменение взаимоотношений с контрагентами. Вашим заказчикам и партнерам придется привыкать, что вы настроены обмениваться электронными документами вместо бумажных. Придется вносить изменения в договоры, уточняющие, что цифровые копии приравниваются к оригиналу, побуждать контрагентов присылать вам подписанные электронные документы.

Однако, время показывает, что трудности, связанные с внедрением СЭД, быстро окупаются. За счет чего?

• Во-первых, за счет экономии денег на отправке, бумаге и печати.
• Во-вторых, за счет экономии времени на оформлении документации, что позволяет сконцентрироваться на основном бизнесе.
• Немаловажно и сокращение рисков возврата и потери документов: штрафы и повторная отправка оригиналов тоже “съедают” средства.
• Наконец, создание электронного архива документов компании значительно сокращает время поиска нужных бумаг и актуализации их статуса.

Кроме того, далеко не всегда приходится нести крупные первичные затраты - ведь вы можете самостоятельно установить систему и обучить сотрудников без привлечения внешних экспертов.

Так работает электронный документооборот - выгодно для компании и удобное для ее сотрудников. Наиболее подходящий вариант - собственная СЭД, которую вы можете приобрести уже сейчас.