Казалось бы, документооборот – вещь достаточно стандартизированная, имеет свои шаблоны, правила и процессы. Однако опыт внедрения Docs и обратная связь от клиентов говорят нам, что двух одинаковых компаний не существует. Каждая вносит свои коррективы, руководствуясь удобством, экономией и внутренними регламентами. Поэтому мы оставили попытки разработать референтные процессы ведения электронного документооборота и сосредоточились на том, чтобы сделать существующий функционал максимально гибким.

Настройка стартовой страницы

Одним из приоритетов при разработке Docs является «уменьшение кликов». Для того, чтобы пользователь имел доступ к оперативной информации на одном экране, мы реализовали стартовую страницу пользователя документооборота с несколькими списками. Однако статичные списки не могли удовлетворить всех наших клиентов в силу особенностей их бизнеса. Поэтому мы решили сделать стартовую страницу настраиваемыми дашбордами, что позволит компании вывести важную для сотрудников информацию.

Отслеживание изменений согласованного документа

Утвержденный документ не должен меняться. Иначе наши клиенты не смогут полагаться на систему электронного документооборота в полной мере. Ранее в Docs изменение любого поля вело за собой отмену признака «Согласован» и установку статуса «Внесены изменения». Но, как показала практика, и в этом кейсе есть свои особенности. Зачастую пользователю необходимо заполнить дополнительные данные по завершению маршрута. Нами была добавлена настройка списка колонок, изменение которых повлечет за собой отмену согласования. Таким образом вы можете выделить основные неприкосновенные колонки, а остальные будут доступны для редактирования без последствий.

Согласование по email

В самом начале разработки продукта данный функционал был добавлен для того, чтобы вовлечь в структурированный процесс согласования внешних контрагентов, которые не имеют доступ в Creatio. Пользователь добавлял контакта с заполненным email в маршрут согласования и на определенном этапе ему отправлялось письмо с вложением, на которое он должен был ответить, согласовать документ или отправить на доработку. В процессе использования наши клиенты захотели использовать эту возможность для всех участников работы над документами, что мы в дальнейшем реализовали. Однако такой подход оказался избыточным для некоторых пользователей. В итоге в новой версии мы добавили возможность выбора, кому будут отправляться документы для согласования по email – всем, только контактам без доступа в Creatio или вообще никому.

Полнотекстовый поиск на Postgre

Creatio дает невероятную гибкость при поиске данных по атрибутам. Вы можете искать по одному полю, настраивать сложные фильтры и сохранять их для дальнейшего использования. Но что же делать, если из информации у вас есть только содержимое файла? В Docs реализован полнотекстовый поиск по вложениям, благодаря которому вы сможете найти документ по ключевым словам. Ранее он был доступен только для систем на MSSQL, так как другого не требовалось. Но Creatio не стоит на месте, и вот уже весомая часть пользователей работает в системе, развернутой на PostgreSQL. Мы решили не лишать клиентов удобного функционала и в версии 2.14 реализовали полнотекстовый поиск и на этой базе данных.