Важным критерием при выборе системы электронного документооборота является простота интерфейса и отсутствие лишних деталей. В этом релизе мы сконцентрировались на удобстве совместной работы, а также на упрощении пользовательского интерфейса.

Параллельное редактирование файлов

Зачастую документы в компаниях готовятся группой специалистов. Теперь пользователи Docs могут одновременно работать над файлами, вносить правки и комментарии по документу при редактировании в облаке. По завершении своего этапа редактирования сотрудник сможет сохранить новую версию или оставить ее для работы коллегам. Система предупредит, если в момент сохранения файл будет открыт другим пользователем. Новый функционал призван исключить потерю времени на последовательную проработку документов.

Обновленный маршрут жизненного цикла документа

Ранее мы концентрировались на процессе согласования, как на основном и единственно важном этапе работы над документами. Со временем, слушая наших клиентов, мы добавили возможность ознакомления, как отдельную функцию. В новой версии маршрут был переработан таким образом, чтобы пользователи могли выстраивать полный жизненный цикл документов в едином окне. К примеру, первым этапом пройдет согласование. Далее круг заинтересованных лиц ознакомятся с документом и в финале ответственный сотрудник получит задачу на исполнение.

Предупреждение о завершении срока действия документа

Только актуальные документы имеют юридическую силу. Имея большой пул договоров и нормативных актов не трудно упустить момент завершения срока действия одного из них. В Docs уже давно есть возможность удобного отображения документов на диаграмме Гантта для отслеживания различных временных показателей, в том числе и актуальности документов. В новом релизе мы решили доверить это нелегкое дело системе. Для каждого типа документа можно выбрать срок напоминания ответственному, благодаря чему ваша система документооборота будет содержать только актуальную информацию.

Фильтрация шаблонов маршрутов и печатных форм

Возвращаясь к теме большого объема данных нельзя не сказать о том, что в классических СЭД скапливается много шаблонов, отчетов, печатных форм и так далее. Для пользователя очень неудобно перебирать в общем списке множество спецификаций, дополнительных соглашений и т. д., при том, что он ищет шаблон договора. Docs 2.13 предлагает для решения этой задачи фильтрацию печатных форм по типам документов. Пользователь, создав дополнительное соглашение, увидит в списке печатных форм только те, что относятся к выбранному типу.

Точно так же в компании могут быть разработаны маршруты работы с документами на любой случай жизни, разобраться в котором, порой, не под силу даже системному администратору. Настройка видимости маршрутов в зависимости от типа документа сделает интерфейс для пользователей более легким и поможет исключить ошибки при выборе шаблона работы над документом.