Документооборот в цифровом виде это не только возможность сэкономить время сотрудников, деньги и место в офисе. Это еще и возможность обрести полный контроль над документами в компании, чтобы сделать работу внутрикорпоративных механизмов четкой и отлаженной.

В этой статье мы приведем десять причин, почему система электронного документооборота это доступный способ сделать бизнес более прозрачным и управляемым. Как СЭД помогает вносить ясность в хаос документов и стоящих за ними процессов?

1. Все каналы в сквозных процессах

Входящие документы поступают в компанию из разных источников. Это может быть и электронная почта, и традиционная бумажная почта, и сайт компании, и какая-нибудь внешняя система - к примеру, сайт провайдера ЭДО, через который идет взаимодействие с контрагентом. Документы “разбредаются” по компании и хранятся в разных местах…

В этом случае СЭД нужен, чтобы создать единое хранилище всех документов компании - входящих, исходящих, внутренних. В систему можно добавлять документы прямо из электронной почты, копии бумажных оригиналов со сканера, файлы с локального компьютера, взаимодействовать с контрагентами через провайдера ЭДО или “облако”.

Например

В компании ведется электронный документооборот, а у контрагента он до сих пор на бумаге. Входящие документы от контрагента поступают по почте, сканируются и вносятся в СЭД. Исходящие документы для контрагента - распечатываются из СЭД и отправляются по почте. Обе стороны имеют копии документов в том виде, который им удобен.

2. Четкое согласование, поставленное на поток

В условиях бумажного документооборота его согласование и правка отнимает массу времени и бумаги. Участники процесса пересылают друг другу документ, создают копии, правят, отправляют новые версии на согласование, утверждают, печатают - и снова возвращают на согласование, пока все окончательно не запутается...

В СЭД правки вносятся онлайн в одну и ту же общедоступную копию документа, которая передается на согласование ответственным лицам в строго заданном порядке, который может быть установлен автоматически. И возвращается автору на доработку от каждого из них по очереди - так что работающий над документом сотрудник никогда не запутается в том, чьи замечания он сейчас обрабатывает. Документ никуда не копируется, а также не печатается до тех пор, пока все участники согласования не сойдутся на окончательном варианте. На примере нашего клиента Мегафон Таджикистан вы можете видеть насколько СЭД может облегчить жизнь компании.

Например

PR-менеджер пишет черновик пресс-релиза и загружает его в СЭД. Документ автоматически отправляется на согласование сначала начальнику отдела маркетинга, затем начальнику отдела продаж и, наконец, на утверждение руководителю проекта, о котором написан пресс-релиз. Каждый из согласующих может неограниченное количество раз возвращать текст на доработку - при этом не будет создаваться лишних копий документа. И так происходит с каждым пресс-релизом.

3. Совместная работа с документами

В компании появляется новый документ. Если документооборот ведется на бумаге, то пройдет немало времени, прежде он пройдет по рукам всех, кто должен с ним ознакомиться. Еще больше - прежде чем все они внесут в документ необходимые замечания...

Плюсы системы электронного документооборота в том, что ознакомление и правка происходит на лету. Документ загружается в систему в электронном виде, и все участники рабочего процесса уведомляются об этом. Любой из них может открыть карточку документа и прочитать его, даже не скачивая на свой компьютер. А также внести правки, не открывая документ в Microsoft Word. Подробнее онлайн работу с документами вы можете увидеть на записи вебинара «Docs 2.0. Автоматизация документооборота на платформе bpm'online»

Например

Контрагент прислал черновик договора на поставку. После загрузки документа в СЭД о нем моментально узнают все, кто должен - начальник отдела закупок, юрист, бухгалтер, директор компании и любые другие сотрудники, роли и группы, необходимые для ознакомления и работы с документом. Каждый из них может открыть общедоступную копию документа, прочесть и внести правки и комментарии, не скачивая документ на свой компьютер. Причем они могут делать это одновременно - нет необходимости бегать по кабинетам и подсовывать документ каждому.\

4. Ноль секунд на актуализацию состояния

Вопрос “Что там с документами?” в компании, ведущей документооборот на бумаге, звучит часто и, как правило, с гневным оттенком. Ведь о том, в каком состоянии находится документ, который должен быть готов в срок, знает только тот сотрудник, который в данный момент с ним работает. Руководителю остается только дергать всех участников процесса за рукав…

При внесении правок или согласовании документа определенным участником рабочего процесса ему автоматически присваивается статус. Заинтересованный руководитель может в любой момент узнать, что сейчас происходит с документом - находится ли он на доработке у автора, на согласовании у кого-то из ответственных лица, или уже всеми согласован, и ждет только подписи директора перед отправкой.

Например

Сотрудник отдела продаж готовит заявку на тендер. Сроки подачи ограничены, нужно успеть согласовать документ с начальником отдела продаж, руководителями производства, с юристом. Директору компании достаточно зайти в СЭД, чтобы выяснить, на какой стадии подготовки находится документ - и поторопить ответственного сотрудника, если нужно. Кроме того, “торопить” работников может и сама СЭД: на каждый этап работы над заявкой может выделяться ограниченное время. Если сотрудник не укладывается в него, руководитель всегда об этом узнает.

5. История версий и правок

Нередки случаи, когда уже после нескольких этапов правки и согласования документа участники процесса сходятся во мнении, что какой-то из предыдущих вариантов был лучше. И возникает необходимость “повернуть время вспять” - отыскать этот предыдущий вариант, снова его изучить, дополнить, утвердить...

Одно из многих достоинств СЭД - история версий. Она, как правило, находится на отдельной вкладке в карточке документа. В ней указываются точные даты и время, когда документ редактировался. Достаточно посмотреть изменения, когда разрабатывалась нужная версия, чтобы одним нажатием “откатить” документ к ней и запустить согласование заново с нужного момента времени.

Например

Отдел маркетинга готовит дизайн-проект рекламной листовки. В карточке документа хранится несколько версий дизайна листовки в PDF. Изучая разные варианты, предлагаемые в ходе работы над дизайном, руководитель рекламируемого проекта может выбрать ту версию, которая ему больше всего нравится - и запустить работу именно над ней.

6. Быстрый поиск документа

Для того, чтобы найти бумажный документ в архиве, нужно, как минимум, пройтись по шкафам, отыскать и перелистать нужную папку. Или попросить сделать это секретаря/архивариуса. А если документ еще актуален, находится в работе или на согласовании? Приходится бегать по кабинетам и расспрашивать коллег…

В системе электронного документооборота можно искать любые документы - как активные, так и архивированные, без привлечения к делу секретаря, коллег или муторного поиска в локальных и общих папках на компьютерах компании. Причем критерии поиска могут быть самыми различными - по номеру, контрагенту, любому атрибуту или тексту содержания.

Например

Компания неожиданно получает судебный иск от контрагента. Благодаря поиску в СЭД юристы компании могут быстро найти спорные документы по содержанию и изучить формулировки, чтобы грамотно выстроить защиту - даже если проект и все документы по нему давно сданы в архив. Документ, по которому выдвинуты претензии, может быть переведен в активный статус и направлен на ознакомление всем сотрудникам, которые будут заняты в разрешении кризисной ситуации.

7. Контроль исполнительской дисциплины

Наконец, если в компании нет СЭД, то распоряжения по подготовке документов выдаются сотрудникам на словах и контролируются лично руководителем - по факту исполнения или неисполнения. Кто из сотрудников работает быстрее остальных и достоин премии, а кто регулярно запаздывает и срывает сроки - остается за кадром…

СЭД позволяет с привязкой к каждому документу выставлять сотрудникам задачи по работе над ним, назначать сроки и контролировать их соблюдение. Механизм отчетов во многих системах документооборота позволяет строить диаграммы для оценки производительности сотрудников - например, диаграмму Гантта - и в любое время оценивать их работу.

Здесь все ясно и без примеров - система документооборота позволяет получить полноценный контроль над документами, расходами на их обработку и процессами их создания и обсуждения. Таким образом достигается существенная прозрачность работы компании, что позволяет превратить внутрикорпоративный хаос в четко настроенный механизм. Отдельно функционал контроля исполнительской дисциплины мы раскрыли на вебинаре «Три уровня контроля исполнительской дисциплины»

К слову, один из наших клиентов, компания “Profcon” нашла идеальный баланс из наших продуктов Docs for bpm’online, Task control for bpm’online и File X for bpm’online, для того, чтобы каждый сотрудник получил именно тот инструментарий, который необходим ему для решения задач.

8. Процессы канцелярии

По законодательству РФ документы нужно хранить годами, регистрируя, нумеруя и подшивая в архивные дела. Когда документы поступают из разных источников, бумажные вперемешку с электронными, эта задача требует гораздо больше времени и расходов - на печать, подшивку, место для хранения...

Функции канцелярии в системе документооборота позволяют упаковать весь архив компании в компактный сервер, на котором “крутится” СЭД. При этом будут соблюдаться все требования законодательства и внутренние регламенты компании - документы будут пронумерованы, распределены по делам, годам, проектам, что упрощает их поиск и изъятие из архива при необходимости.

Например

СЭД можно настроить таким образом, чтобы любой документ, добавляемый в систему, автоматически регистрировался как входящий, исходящий или внутренний. Практически каждая система документооборота включает в себя функцию гибкой автоматической нумерации, благодаря которой каждый документ автоматически получает номер в соответствии с правилами, установленными в компании.

9. Печатные формы

Сколько стандартизированных форм приходится заполнять бизнесу для взаимодействия с государством - к примеру, с налоговой службой! При ручном заполнении форм неизбежен человеческий фактор - в документах могут возникать ошибки, которые способны привести к довольно неприятным последствиям…

Система электронного документооборота может быть настроена таким образом, чтобы генерировать печатные формы автоматически, для этого нужен всего лишь настроенный шаблон. Ошибку в реквизитах или данных допустить просто невозможно - программа изымает данные автоматически и не может ничего “проглядеть”.

Например

Простой случай: сотрудник запрашивает в отделе кадров справку 2-НДФЛ. СЭД может автоматически генерировать эти справки на основе печатной формы и данных, выгружаемых из 1С, установленной в бухгалтерии. Бухгалтеру достаточно нажать одну кнопку, а отделу кадров - распечатать готовый документ и отдать сотруднику.

10. Использование ЮЗДО и экономия на оригиналах

При ведении бумажного документооборота компания, фактически, не имеет контроля над своими расходами на печать. Документы печатаются с ошибками, перепечатываются заново в нескольких копиях, тратятся картриджи, бумага, конверты… деньги утекают через эту брешь тонкой струйкой.

Используя СЭД, бизнес избавляется от необходимости вообще что-то печатать. Достаточно заключить договор с провайдером юридически значимого электронного документооборота или внедрить собственную СЭД, оформить на руководителя электронно-цифровую подпись и добавлять в договоры указание, что электронные документы юридически приравниваются к бумажным оригиналам. Подробнее мы рассказывали об этом на вебинаре “Юридически значимый документооборот в Docs on bpmonline”

Например

Предлагаем ознакомиться с одной из наших предыдущих статей - “Что такое электронный документооборот и зачем он вам нужен”. В ней мы подробно рассказываем, как документооборот в цифровом виде позволяет экономить на всех расходах, связанных с бумагой.